El fin de semana suele concentrar una parte importante de la facturación de bares, restaurantes y
hoteles. Por eso, llegar al viernes con el stock de bebidas bien preparado es fundamental: quedarse sin una
bebida muy demandada puede significar perder ventas, pero comprar demasiado también supone
inmovilizar dinero y ocupar un espacio que muchas veces es limitado.

La clave está en encontrar un equilibrio. Y para conseguirlo no hace falta complicarse demasiado:
basta con combinar los datos de consumo del establecimiento con algunos factores que pueden
hacer que la demanda aumente o disminuya.

Empieza por lo que realmente vendes

La experiencia ayuda, pero los datos ofrecen una base mucho más fiable. Antes de hacer el pedido,
revisa el consumo de los últimos tres o cuatro fines de semana y calcula una media por categorías:
cerveza, agua, refrescos, vinos, destilados, zumos, mixers y bebidas sin alcohol.

Por ejemplo, si durante los últimos cuatro fines de semana has consumido 18, 22, 20 y 24 cajas de
cerveza, tu consumo medio es de 21 cajas.

Esa cantidad será tu punto de partida. Sin embargo, no debería convertirse automáticamente en el
pedido de esta semana, porque ningún fin de semana es exactamente igual al anterior.

Ajusta la previsión a las reservas

El siguiente paso es comprobar la ocupación prevista. En un restaurante conviene revisar el número
de mesas y comensales reservados, mientras que en un hotel también habrá que tener en cuenta la
ocupación, el régimen contratado y los posibles servicios de desayuno, piscina, terraza, bar o
eventos.

No todas las reservas generan el mismo consumo. Una celebración, una comida de empresa o un
grupo numeroso pueden cambiar por completo la demanda habitual. Además del número de
personas, interesa saber qué tipo de servicio se ofrecerá y qué bebidas suelen acompañarlo.

Una boda o una cena concertada permiten incluso anticipar parte del consumo por referencias
concretas, especialmente cuando el vino, la cerveza, los refrescos o los combinados ya están
incluidos en el menú.

Ten en cuenta el tiempo

La previsión meteorológica es otra referencia indispensable. Cuando suben las temperaturas, suele
crecer el consumo de agua, cerveza, refrescos, bebidas sin alcohol, vinos blancos, rosados y
espumosos. También aumenta la necesidad de hielo y de producto previamente refrigerado.

El tiempo influye además en la ocupación de terrazas y espacios exteriores. Un fin de semana
soleado puede generar más afluencia de la habitual, mientras que la lluvia o el viento pueden
reducirla considerablemente.

Por eso, el pedido no debería cerrarse sin revisar antes la previsión del tiempo para el viernes, el
sábado y el domingo.

Revisa qué ocurre en la zona

Un partido de fútbol, un concierto, una feria, una fiesta local, un congreso o cualquier otro evento
cercano puede atraer más público y modificar los horarios de mayor consumo.

También conviene pensar en el perfil de las personas que asistirán. Un acontecimiento deportivo
puede impulsar especialmente la venta de cerveza, agua y refrescos. Una celebración gastronómica,
una feria o un evento corporativo pueden aumentar la demanda de vinos, combinados o referencias
de mayor valor.

Conocer la actividad prevista en el entorno permite adelantarse y adaptar el stock a una demanda
que no aparecería en el histórico habitual del establecimiento.

Añade un pequeño margen de seguridad al stock de bebidas

Una vez calculado el consumo previsto, conviene añadir un margen de seguridad adaptado a cada producto. Este margen deberá ser mayor en las bebidas de alta rotación, en referencias difíciles de reponer y cuando exista riesgo de un aumento inesperado de la demanda.

Si calculas que necesitarás 21 cajas de cerveza y decides trabajar con un margen de seguridad del
15 %, deberías disponer de unas 24 cajas.

Este margen no tiene que ser igual para todas las bebidas. En productos de alta rotación, como
cerveza, agua o refrescos, quedarse corto tiene un impacto inmediato en el servicio. En cambio, las
referencias premium, los vinos de menor salida o determinados destilados deben ajustarse con más
prudencia para evitar una acumulación innecesaria.

Descuenta lo que ya tienes

Antes de hacer el pedido es necesario comprobar las existencias reales del almacén.
Siguiendo el ejemplo anterior, si necesitas disponer de 24 cajas de cerveza y todavía tienes 7, el
pedido sería de 17 cajas.

Es importante que el inventario sea real y no solo el que aparece registrado en el sistema. Hay que
tener en cuenta las cajas incompletas, las botellas abiertas, las roturas, los productos reservados para
eventos y las posibles diferencias entre el stock teórico y el físico.

Por lo que la fórmula para hacer el pedido necesario es sencilla: suma al consumo previsto el margen de seguridad y resta las existencias disponibles.

No olvides el espacio de frío

Tener la mercancía en el almacén no significa que esté lista para servir.

Antes del fin de semana hay que revisar la capacidad de cámaras, botelleros y arcones, así como el
tiempo que necesita cada producto para alcanzar la temperatura adecuada. Cervezas, aguas,
refrescos, vinos blancos y espumosos deben estar fríos antes de que comience el servicio.

También conviene colocar las referencias de mayor rotación en zonas accesibles para agilizar la
reposición. Un almacén bien organizado evita desplazamientos innecesarios y facilita el trabajo
durante las horas de mayor actividad.

Y, por supuesto, no hay que olvidarse del hielo. Es uno de los productos que más fácilmente se pasa
por alto y uno de los que más problemas puede generar cuando falta.

Aprende de cada fin de semana

La mejor forma de afinar los pedidos es comparar la previsión con el consumo real.
Al terminar el fin de semana, anota qué productos se agotaron, cuáles tuvieron más salida de la
esperada y cuáles quedaron en exceso. También es útil registrar las circunstancias especiales: altas
temperaturas, eventos, grupos, cambios de ocupación o una mayor afluencia a la terraza.
Con el tiempo, estos datos permiten conocer mejor el comportamiento del negocio y preparar los
pedidos con más precisión.

Prever mejor para servir mejor

Calcular el stock no consiste únicamente en repetir el último pedido. El consumo histórico es la
base, pero debe ajustarse según las reservas, el tiempo, los eventos de la zona, las existencias
disponibles y las características de cada producto.

Una buena previsión ayuda a evitar roturas de stock, compras de urgencia y exceso de mercancía.
Pero, sobre todo, permite que el establecimiento mantenga un servicio ágil y constante durante los
momentos de mayor actividad.

En Troncos Distribuidora trabajamos junto a nuestros clientes de hostelería para ayudarles a
preparar sus pedidos y seleccionar las bebidas más adecuadas para cada establecimiento, temporada
y tipo de servicio.

¿Tienes preparado el stock para este fin de semana? Contacta con nuestro equipo y asegúrate
de que no falte nada cuando más lo necesitas.