Gestionar correctamente el stock no consiste únicamente en calcular cuánto producto necesitamos comprar. En nuestro artículo sobre cómo calcular el stock de bebidas de un bar para un fin de semana vimos cómo estimar las cantidades necesarias teniendo en cuenta las ventas habituales, la previsión de clientes y un margen de seguridad.
Pero una vez que la mercancía llega al establecimiento comienza otra parte igualmente importante: gestionar correctamente el almacén.
Botellas que llevan meses sin salir, cajas colocadas donde queda sitio, productos que se piden por duplicado o referencias que se agotan precisamente cuando más se necesitan son situaciones habituales en hostelería. Todas ellas pueden terminar afectando a los costes, al espacio disponible y al servicio.
Estos son cinco errores que conviene evitar.
1. Comprar basándose únicamente en la intuición
Después de años trabajando en un establecimiento es normal conocer bastante bien qué productos funcionan y cuánto se consume aproximadamente. El problema aparece cuando esa experiencia sustituye completamente a los datos.
El consumo puede variar según el día de la semana, la temporada, la climatología, las fiestas locales o determinados eventos. Por eso resulta útil revisar periódicamente las ventas de las principales referencias y establecer un stock mínimo que permita trabajar con cierta seguridad.
En gestión de inventarios se utilizan habitualmente los llamados par levels: cantidades de referencia que ayudan a determinar cuándo es necesario volver a pedir un producto. Y esos mínimos no tienen por qué ser iguales durante todo el año. El consumo de cerveza, agua, refrescos o vinos puede cambiar considerablemente según la temporada.
2. Tener demasiado stock “por si acaso”
Quedarse sin una referencia importante durante un servicio es un problema. Pero llenar el almacén para evitarlo tampoco suele ser una buena estrategia.
Cada caja almacenada supone dinero que el negocio ya ha invertido y todavía no ha recuperado mediante la venta. Además, cuanto mayor es el stock, más espacio ocupa y más difícil resulta controlar qué tenemos realmente.
También aumenta el riesgo de acumular referencias con poca salida o productos que terminan superando su fecha de consumo preferente.
Esto es especialmente importante al incorporar novedades. Antes de comprar grandes cantidades de una bebida cuyo comportamiento todavía desconocemos, puede ser más razonable introducirla progresivamente y comprobar su aceptación.
El objetivo no es tener el almacén lleno, sino disponer del producto necesario en el momento adecuado.
3. Colocar el pedido nuevo delante del antiguo
Llega el proveedor, se descarga el pedido y las nuevas cajas terminan delante porque resulta más rápido. Después, durante el servicio, se utiliza lo que está más accesible.
Así pueden quedar unidades antiguas olvidadas durante semanas o meses.
Una forma sencilla de evitarlo es aplicar el criterio FIFO (First In, First Out): lo primero que entra debe ser también lo primero que sale. Este sistema de rotación ayuda especialmente con productos que tienen fecha de consumo preferente o caducidad.
No requiere una organización complicada. Muchas veces basta con colocar las nuevas entradas detrás del stock existente y mantener una ubicación estable para cada referencia.
4. No detectar qué productos han dejado de rotar
Un almacén puede estar perfectamente ordenado y, aun así, estar mal gestionado.
Conviene revisar periódicamente qué referencias llevan semanas o meses prácticamente sin movimiento. Una caja que no sale ocupa espacio y representa capital inmovilizado.
Esto no significa que todo producto de baja rotación tenga que desaparecer. Una determinada ginebra, un vino especial o una bebida premium pueden venderse poco y seguir siendo necesarias para completar la oferta.
La cuestión es saber por qué están ahí. Si una referencia tiene poca salida y tampoco aporta valor a la carta, quizá ese espacio y ese presupuesto podrían destinarse a productos con mayor demanda.
Comparar ventas e inventario permite detectar estas situaciones y decidir con datos, no únicamente por percepción.
5. Hacer inventario solamente cuando falta algo
Descubrir que apenas queda cerveza o refrescos cuando comienza el fin de semana significa que el control ha llegado demasiado tarde.
Los inventarios periódicos permiten conocer las existencias reales y compararlas con las que debería haber según las compras y las ventas. También ayudan a detectar roturas, productos deteriorados, diferencias de stock o referencias cuyo consumo está aumentando.
No es necesario contar cada botella todos los días. Puede resultar más práctico controlar con mayor frecuencia los productos de mayor venta o valor y realizar inventarios generales de forma periódica.
Además, una correcta planificación de las compras y una buena rotación ayudan a reducir pérdidas y desperdicio, algo que el Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación señala también como una vía para mejorar la eficiencia y reducir costes en restauración.
La gestión del almacén de un bar también ayuda a tomar decisiones
Gestionar bien un almacén no significa únicamente tenerlo limpio y ordenado. Significa saber qué tenemos, cuánto vendemos, cuánto necesitamos y con qué rapidez rota cada producto.
Cuando esa información está controlada resulta mucho más sencillo preparar los pedidos, detectar referencias que están perdiendo salida y anticiparse a fines de semana especialmente fuertes, fiestas locales o temporadas de mayor consumo.
En definitiva, el almacén deja de ser simplemente el lugar donde se guardan las bebidas y se convierte en una herramienta para comprar mejor, reducir pérdidas y garantizar que el producto que necesita el cliente esté disponible cuando lo pide.